Digital durch die Krise:

In Krisenzeiten bestens gerüstet: Moderne Unternehmen und Vereine brauchen zeitgemäße Kommunikationslösungen, die unabhängig vom Standort funktionieren.

Noch nie war der Ruf nach digitalen Lösungen, die nicht nur im Büro, sondern von überall erreichbar sind, so laut wie aktuell. Besonders die Mitarbeiterkoordination und die dazugehörige Zeiterfassung müssen für Betriebe und Vereine weiterlaufen, um den Arbeitsfluss in der Krise weitestgehend aufrechtzuerhalten. Das Softwareunternehmen clockin hat sein Portfolio so ausgelegt, dass auch ohne persönlichen Kontakt Installationen und Wartungen möglich sind. Geschäftsführer Frederik Neuhaus beantwortet in loser Folge die wichtigsten Fragen zu den Themen Home-Office und Softwareumstellung.

Kurz und knapp: Wer ist clockin und für wen wird was geboten?

Frederik Neuhaus: clockin ist der einfachste Weg die tägliche Zettelwirtschaft in nahezu allen Unternehmen zu eliminieren. Mit der clockin-App erfassen Mitarbeiter/-innen ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle bequem mit einem Klick und können gleichzeitig Projekt-Notizen, Foto-Dokumentation, digitale Unterschriften & Checklisten erstellen. Alles steht sofort in der digitalen Kundenakte im Büro zur Verfügung. So geht kein Zettel mehr verloren oder muss mühselig abgetippt werden. Die täglichen Arbeitsabläufe werden auf ein Minimum reduziert und neue Kapazitäten geschaffen, die beispielsweise für die Arbeit beim Kunden zur Verfügung steht.

Ausnahmezustand: Wie bleibe ich mit meinen Mitarbeitern im Home-Office am besten in Kontakt?

Frederik Neuhaus: Optimal sind hier natürlich regelmäßige Telefon- oder Videokonferenzen für die persönliche Abstimmung. Bei uns haben sich feste Termine etabliert und als von allen Seiten sehr gut befunden. Gleichzeitig muss ich als Unternehmen zusehen, dass alle Mitarbeiter sämtliche Informationen zu ihren Projekten digital zur Verfügung stehen. Zudem müssen die Arbeitsschritte noch genauer dokumentiert werden als zu normalen Zeiten, da die „Abstimmung auf dem kurzen Dienstweg“ entfällt. Viele Mitarbeiter, insbesondere in handwerklichen Berufen, scheuen jedoch die Arbeit am PC. Daher ist zum Beispiel unsere Diktierfunktion gerade hier Gold wert. Kurze Notizen oder längere Gesprächsdokumentationen oder Tagesberichte werden in clockin einfach eingesprochen und sofort in geschrieben Text umgewandelt, der automatisch in die jeweilige Projektakte des Kunden gespeichert wird. So wird der Dokumentationsaufwand auf ein Minimum reduziert und trotzdem steht alles fein säuberlich abgespeichert sofort digital für Alle zur Verfügung. Kombiniert mit der Foto-Dokumentation ergeben sich so ganz neue Wege in der Zusammenarbeit – auch ohne persönlichen Kontakt.

Zeiterfassung im Home-Office: Gibt es die Stechuhr für Zuhause?

Frederik Neuhaus: Ja, die gibt es! Die Mitarbeiter installieren sich einfach die clockin-App auf ihrem Smartphone und schon können sie sich mit einem Klick anmelden und später genau so einfach wieder abmelden. Selbstverständlich können ebenfalls mit einem Klick Pausenzeiten oder Dienstgänge erfasst werden. Und das Beste daran: Sobald sich ein Mitarbeiter zu Hause angemeldet hat, sehe ich das er arbeitet und erhalte alle Zeiten sauber protokolliert in der Übersicht.

Wer es etwas genauer haben will, kann die Zeiten darüber hinaus direkt auf bestimmte Tätigkeiten oder Kunden-Projekte buchen lassen. So erhalte ich sofort einen detaillierten Überblick für die spätere Abrechnung und Nachkalkulation.

Sensible Daten: Wie steht es um das Thema Sicherheit im Heimnetzwerk?

Frederik Neuhaus: Hier muss man vor allem zwischen zwei Fällen unterscheiden.

Erstens: Alle Daten liegen auf einem lokalen Server im Büro, auf den alle Computer zugreifen. Dies ist in den allermeisten Betrieben der Fall. Diese Server sind in der Regel so eingestellt, dass es schwer ist von außen (sprich aus dem Home-Office) darauf zuzugreifen (Stichwort Firewall, VPN-Verbindung etc.). In diesem Fall greift der Mitarbeiter von zu Hause auf die Server im Büro zu, die zu meist auch noch nicht optimal gesichert sind. Es besteht also ein vergleichsweises großes Risiko, insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter ihre eigenen, schlecht gesicherten Computer nutzen.

Der zweite, wesentlich modernere Fall macht das Arbeiten im Home-Office oder von überall sonst um ein Vielfaches einfacher. Moderne Systeme wie clockin setzen auf sogenannte Cloud-Lösungen. Hier stehen die Server nicht mehr im Büro, sondern in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland mit optimaler IT-Infrastruktur und entsprechenden Spezialisten, die sich rund um die Uhr um die Sicherheit der Systeme und der Unternehmensdaten kümmern. Diesen Sicherheitsstandard kann sich kein normaler Klein- oder Mittelständler im herkömmlichen Fall isoliert in seinem Unternehmen auch nur im Ansatz leisten. Wir merken daher gerade in den letzten Monaten, dass immer mehr Unternehmer erkennen, welche Kosten-, Sicherheits- und Arbeitsvorteile Cloud-Lösungen für ihr Unternehmen bereitstellen.

Nutzt ein Unternehmen bereits moderne Cloud-Dienste, ist das Arbeiten im Home-Office wesentlich einfacher und gleichzeitig sicherer. Egal ob der Mitarbeiter mit einem Firmengerät oder seinem Privat-Handy auf die Daten zugreift.

Digitaler Außenseiter: Was tun, wenn man vom Einrichten keine Ahnung hat?

Frederik Neuhaus: Lösungen wie clockin sind extrem einfach in der Bedienung und auch die Erst-Einrichtung ist in der Regel in wenigen Minuten erledigt. Trotz alledem haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen so sehr im Tagesgeschäft stecken, dass sie keine Zeit haben sich um die Einrichtung einer neuen Software zu kümmern. Interessanter Weise häufig auch dann nicht, wenn sie genau wissen, dass sie durch diese Software im Anschluss jede Woche 20 Stunden und mehr sparen können.

Natürlich haben wir auch hier ein Rundum-Sorglos-Paket geschnürt. Jeder Kunde hat einen persönlichen Ansprechpartner bei der Bedienung des Systems, sondern übernimmt auf Wunsch auch die komplette Ersteinrichtung für die Unternehmen. Das Einzige was dann noch gemacht werden muss ist eine Kunden- und Mitarbeiterliste zur Verfügung zu stellen und kurze Zeit später ist clockin vollständig einsatzbereit und auf die jeweiligen Unternehmensprozesse eingestellt.

Neulinge: Brauche ich direkt das Premiumpaket oder kann ich klein anfangen?

Frederik Neuhaus: Nein, natürlich nicht. Ich kann erstmal ganz klein anfangen und mich auf eine Funktion wie beispielsweise die einfache Zeiterfassung beschränken. Diese ist in kürzester Zeit im Unternehmen ausgerollt und bringt bereits einen großen Mehrwert. Danach kann ich in den folgenden Monaten, Schritt für Schritt neue Funktionen hinzunehmen, genauso wie es gebraucht wird. Ein großer Vorteil: Ich nehme die Mitarbeiter Schritt für Schritt mit und überfordere sie nicht mit einer allumfassenden Lösung, die von heute auf morgen alles auf den Kopf stellt. So ist die Akzeptanz, gerade auch in Betrieben, die sich bisher wenig mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt haben, wesentlich größer. So wird clockin langfristig zu einem beliebten Arbeitsmittel, ganz so wie es Akkuschrauber und Lasermessgerät heute schon sind.

Weitere Informationen zur mobilen Zeiterfassung stehen unter www.clockin.de zur Verfügung.

Bilder: clockin GmbH, Münster

 

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